Z upływem czasu jesteśmy coraz bardziej świadomi zagrożeń płynących z przetwarzania danych osobowych. Potrzeba zmniejszenia ryzyka wycieku danych zaczyna przeważać nad potrzebą zachowania informacji, więc aspekty prawne przechowywania danych są wciąż modyfikowane i pozostają otwartym tematem.
Terminy obowiązkowego przechowywania dokumentacji
Dokumenty każdego rodzaju mają ustawowy termin przechowywania. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek stosować się do tych wytycznych i przypilnować, by termin nie został przekroczony, ani przedwcześnie urwany. Dla większości dokumentacji okres ten wynosi 5 lat. Należy jednak zawsze trzymać rękę na pulsie, gdyż regularnie pojawiają się nowelizacje ustaw i terminy są skracane. Dobrym przykładem są akta pracownicze, które do stycznia 2019 przechowywać należało przez 50 lat od końca roku ustania stosunku pracy, za to w przypadku pracowników podejmujących zatrudnienie od stycznia 2019 okres ten wynosi już jedynie 10 lat.
RODO i prywatność na życzenie
Nie tylko terminy decydują o przechowywaniu lub niszczeniu dokumentów. W biurach dokumenty bywają kopiowane, a gdy nie są już potrzebne, należy się ich odpowiednio pozbyć. Przy zmianie formy z papierowej na elektroniczną, kopię fizyczną również trzeba bezpiecznie zutylizować.
Dodatkowo od czasu RODO każda osoba, której dane osobowe są przechowywane, ma prawo zażądać całkowitego usunięcia danych, co wiąże się z potrzebą niszczenia dokumentów. Dodatkowo, po całym procesie powinno być wystosowane oświadczenie potwierdzające wykonanie żądania.
Odpowiednie sposoby utylizacji
Przepisy wyraźnie określają wymagania, które muszą spełniać narzędzia nadające się do utylizacji dokumentów zawierających dane osobowe. Niszczarki biurowe muszą mieć odpowiednie certyfikaty, a pozostałości powinny zostać odpowiednio zabezpieczone i wywiezione. Często wygodniejszym rozwiązaniem jest outsourcing tego zadania do firmy udzielającej usługi odebrania dokumentów w plombowanych pojemnikach, zniszczenia ich i przekazania anonimowych, bezpiecznych odpadów na makulaturę.
