Każdy przedsiębiorca, prowadząc działalność gospodarczą, spotka się z deklaracjami rozliczeniowymi ZUS. Niektóre z nich ma obowiązek składać co miesiąc, inne tylko w określonych sytuacjach. Deklaracje rozliczeniowe ZUS dotyczą zarówno zatrudnianych pracowników, jak i samego właściciela biznesu. Jakie formularze stosuje się w kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych?
Czym są deklaracje rozliczeniowe z ZUS?
Formularze deklaracji rozliczeniowych to specjalne dokumenty, które przedsiębiorca musi składać w czasie prowadzenia działalności gospodarczej. Druki określane tym mianem to deklaracje ZUS DRA/RCA/RZA/RSA. Z czego ZUS DRA to formularz główny, natomiast kolejne wymienione formularze to załączniki, czyli imienne raporty.
Czym jest ZUS DRA i kiedy go składać?
Dekorację ZUS DAR sporządza się w celach rozliczeniowych i korygujących. Służy ona do rozliczania składek oraz wypłacanych w danym miesiącu świadczeń na ubezpieczenia społecznej. Do deklaracji dołącza się imienne raporty, czyli odpowiednie formularze – deklaracje ZUS DRA/RCA/RZA/RSA. W przypadku, kiedy przedsiębiorca zatrudnia pracowników to deklaracja ZUS i raporty imienne składa się co miesiąc we właściwym oddziale. W przypadku, gdy przedsiębiorca rozlicza się tylko ze swojego ubezpieczenia, to składa deklarację ZUS DRA bez raportów.
Praktyką jest, że w firmach niezatrudniających pracowników konieczne jest złożenie tylko pierwszej deklaracji za pełny miesiąc, w kolejnych przyjmuje się, że wysokość zobowiązania nie uległa zmianie. Stąd też przedsiębiorca nie musi składać deklaracji ZUS a jedynie opłacać składki. Ponowne złożenie deklaracji wymagane jest w przypadku zmian w wysokości opłacanych składek np. z powodu zwolnienia chorobowego, macierzyńskiego, zawieszenia/odwieszenia działalności.
Deklaracje ZUS DRA można złożyć osobiście, za pośrednictwem poczty lub online. Do niej (jeśli są wymagane) dołącza się raporty imienne, miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc. Terminy graniczne to:
- do 5 dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze,
- do 10 dnia następnego miesiąca – osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,
- do 15 dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.
Czym są raporty imienne do deklaracji ZUS DRA?
Przedsiębiorca zatrudniający pracowników wraz z główną deklaracją ZUS DRA musi również dołączyć załączniki tzw. raporty imienne. Zalicza się do nich:
- ZUS RCA – na druku wykazane są składki i wypłacone świadczenia z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego oraz społecznego, o ile pracownik podlega pełnemu ubezpieczeniu; formularz też stosuje się również do korekt,
- ZUS RZA – druk składa się, jeśli pracownik podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu; można również na nim nanosić korekty,
- ZUS RSA – informuje o wypłacanych zasiłkach i przerwach w opłacaniu składek obejmujących np. okres urlopu chorobowego; można na nim składać korekty,
- ZUS DRA cz. II- składa się go wyłącznie raz w roku, gdy przedsiębiorca opłaca składki tylko za siebie (nie zatrudnia pracowników);
- ZUS RCA cz. II – formularz składa się raz w roku, gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników lub rozlicza się z osobą współpracującą.
