Czy niszczarka dokumentów to skuteczny sposób na rozwiązanie problemu przedawnionych akt? Jakie są alternatywy? Dziś przyglądamy się rozwiązaniom, pozwalającym na sprawne pozbycie się zbiorów, których termin przechowywania minął.

Co warto wiedzieć o niszczarkach do dokumentów i dlaczego tak często poszukujemy alternatyw?

Kiedyś takie urządzenia były dość potężne i głośne. Dziś producenci oferują warianty m.in. do domów i małych biur. Wyróżniają się kompaktowymi rozmiarami i generują mniej hałasu. Lepsze parametry posiadają również większe maszyny, wykorzystywane przez korporacje i inne duże firmy. To, co z biegiem czasu się zmieniło, to też poziom ochrony danych zawartych w niszczonych dokumentach. Zaawansowane opcje tną kartkę na bardzo wąskie paski, co zniechęca złodziei przed kradzieżą informacji. Nadal jednak wyrzucając takie ścinki nie możemy mieć stuprocentowej pewności, że śmieci nie trafią w niepowołane ręce. To nie jest jedyny powód, dla którego przedsiębiorcy poszukują alternatyw. Oprócz bezpieczeństwa, ważne są dla nich również:

  • oszczędność czasu
    Współczesne niszczarki są wydajne i część z nich może niszczyć nawet grube pliki dokumentów. Nadal ktoś musi jednak czuwać nad procesem, dbać o wkładanie nowych akt i opróżnianie pojemnika ze ścinkami. Jeśli mamy dużo zbiorów, trzeba będzie nastawić się na to, że pracownik, zajmujący się niszczeniem, nie będzie mógł przez pewien czas wykonywać swoich regularnych obowiązków.
  • wygoda
    Niszczenie dokumentów może być problematyczne. Nawet niewielkie biura czasem dysponują potężnymi zbiorami dokumentacji. Ciężko jest wtedy wydzielić miejsce, w którym taka masowa utylizacja miałaby się odbywać. Kolejną kwestią, o której trzeba pamiętać, to ochrona danych klientów przed… innymi klientami. Nie należy niszczyć akt w tym samym pomieszczeniu, w którym przyjmujemy usługobiorców. To niebezpieczne szczególnie teraz, gdy właściwie każda osoba dysponuje zaawansowanym urządzeniem rejestrującym.

Niszczenie dokumentów – oferta dla przedsiębiorstw z Tomaszowa Mazowieckiego

Specjaliści, tacy jak EkoAkta, dysponują całą siecią obiektów, pozwalających im na obsługę podmiotów z różnych części Polski. Wśród firm, wybierających takie niszczenie dokumentów, znaleźć można również te z Tomaszowa Mazowieckiego. Usługa tego typu to skuteczny sposób na zaoszczędzenie czasu, bo wszystkim zajmują się specjaliści. W siedzibie klienta zostawiony pozostaje specjalny pojemnik. To w nim na bieżąco odkłada się akta przeznaczone do zniszczenia. Gdy zabraknie pustego miejsca, przyjeżdża ekipa, która zabiera dokumenty do obiektu wyposażonego w instalację niszczącą. Co różni ją od zwykłej niszczarki?

Najważniejszą różnicą jest produkt niszczenia. Nie mamy tu do czynienia ze ścinkami, tylko z wysoko przetworzonym materiałem. Nawet szczególna cierpliwość osoby ze złymi intencjami nie pozwoli jej na odtworzenie informacji o naszych klientach oraz o naszej działalności.

Na przedsiębiorcy spoczywa wiele obowiązków. Najważniejszym jest przestrzeganie obowiązującego prawa. Samo stosowanie się do terminów przechowywania danych nie wystarczy. To zdecydowanie za mało, żeby zatroszczyć się kompleksowo o ochronę informacji. Liczy się też to, jak przebiega utylizacja i co dzieje się z przetworzonymi aktami. Przedsiębiorstwa działające w tej branży dobrze znają obowiązujące przepisy i wiedzą, jak zaplanować proces, żeby każdy z tych kroków był zaplanowany rzetelnie. Na podmioty, które mają w planach samodzielnie przeprowadzić wszystkich tych działań, czyha sporo utrudnień. Koszty profesjonalnej infrastruktury to największe z nich. Oprócz tego przeszkodą może być brak doświadczenia w planowaniu masowego niszczenia dokumentów. Warto zaznaczyć, że z takiego wsparcia korzystają również mniejsze przedsiębiorstwa, które teoretycznie mogłyby szybko pozbyć się akt z pomocą niszczarki, ale w praktyce preferują bezpieczniejszą formę działania.

Źródło: Ekoakta.pl

Niszczenie akt w niszczarce vs utylizacja ze specjalistą
Oceń artykuł!

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here