Powszechność digitalizacji sprawiła, że w środowisku firmowym coraz częściej można spotkać się z plikami cyfrowymi, zapisanymi na różnych nośnikach. Takie akta, podobnie jak akta papierowe, po określonym czasie należy zniszczyć. Jak to zrobić w bezpieczny sposób?

Niszczenie a przetwarzanie danych osobowych

Każda firma gromadzi informacje o swoich klientach, bo są one niezbędne do świadczenia usług. Wraz z wejściem w życie RODO, postrzeganie kwestii ochrony danych osobowych zmieniło się i była to zmiana zdecydowanie na korzyść. Zaowocowała m.in. większą świadomością społeczeństwa w tym zakresie. Oczywiście zmiany wiążą się też z konkretnymi prawami. Np. właściciel danych może w każdej chwili żądać od administratora zaprzestania wykorzystywania informacji o nim. Zmiany te zaznaczyły się też mocno w tym, jak sam przedsiębiorca podchodzi do bezpieczeństwa informacji. Oczywiście już przed wejściem w życie RODO rzetelne firmy priorytetowo traktowały poufność swoich klientów. Teraz jednak jest to jeszcze ważniejsze. Trudno ukrywać, że swoją zasługę mają tutaj kary, które grożą przedsiębiorcy za złamanie RODO. Te bowiem sięgają bardzo wysokich kwot.

Przedsiębiorca, jako administrator danych, powinien zadbać o to, żeby wszystkie informacje były chronione przed nieupoważnionym dostępem. Ważne jest również to, żeby dołożyć starań, aby jak najbardziej zmobilizować ryzyko kradzieży danych. Podobnie rzecz ma się z utratą lub uszkodzeniem danych. Warto zaznaczyć, że przetwarzanie danych to nie tylko ich codzienne wykorzystywanie, zbieranie i przechowywanie. Zgodnie z definicją, zawartą w RODO, za przetwarzanie danych uznaje się „operacje lub zestaw operacji, wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych, w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany”. Mowa więc również o niszczeniu.

Jak niszczyć dokumentację?

Gdy myślimy o niszczeniu danych, zazwyczaj wyobrażamy sobie osobę siedzącą przy biurowej niszczarce, która umieszcza w maszynie pojedyncze kartki. W rzeczywistości proces ten wygląda nieco inaczej. Nowoczesne urządzenia mogą za jednym razem zniszczyć cały plik dokumentów. Niektóre z nich radzą sobie również z pendrive’ami i dyskietkami. Potężnych dysków z danymi niestety nie zniszczymy w ten sposób, chyba że zaopatrzymy się w bardzo zaawansowane i kosztowne urządzenia.

Niszczenie dokumentów nie musi zachodzić w siedzibie firmy. Równie dobrze można to zadanie zlecić na zewnątrz. Do plusów takiego rozwiązania zaliczyć trzeba fakt, że w ten sposób zniszczmy zarówno akta papierowe (włącznie z teczkami, koszulkami i spinaczami), jak też i dyski twarde HDD, taśmy VHS, płyty CD. Podstawowe różnice między samodzielnym niszczeniem akt a niszczeniem ich przez profesjonalistów, to;

  • krótszy czas

Profesjonaliści dysponują specjalnymi instalacjami do utylizacji. Wszystkie akta są tam niszczone jednocześnie. Taka zaawansowana infrastruktura to coś, czego przeciętne firmy nie kupują, bo taka inwestycja im się nie zwróci. Skorzystanie z pomocy specjalisty to właściwie jedyny sposób, żeby tak sprawnie i szybko poradzić sobie z zalegającymi nośnikami danych.

  • większe bezpieczeństwo

Niezależnie od tego, czy niszczymy dokumenty papierowe, czy dane zapisane na nośniku, musimy zadbać o bezpieczeństwo. Utylizując akta na własną rękę właściwie rzadko możemy być pewni, że produkt takiego niszczenia (ścinki lub elementy dysku elektronicznego) nie zostaną powtórnie wykorzystane w celu odtworzenia informacji. Po utylizacji w specjalnej instalacji taka możliwość nie istnieje. To wyjście jest więc często wybierane przed przedsiębiorców, którzy priorytetowo traktują bezpieczeństwo.

  • komfort

Rzetelni usługodawcy, tacy jak Rhenus, starają się zapanować proces niszczenia dokumentacji tak, aby jak najbardziej odciążyć klienta. W efekcie firmy korzystające z takiej pomocy mogą liczyć na wsparcie w opróżnianiu regałów, szafek i piwnic. Nie ma więc konieczności angażowania własnych pracowników, bo wszystkim zajmują się profesjonaliści.

Niszczenie dokumentów – co z nietypowymi nośnikami danych?
Oceń artykuł!

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here